索赔函是公文里的一种文体，索赔函的格式一般由标题、编号、受书者、正文、附件、签署等六部分组成。
一、标题
（一）标题的形式比较灵活，既可以根据实际情况写成包括索赔事由文种的完全标题样式，如:《关于××的索赔函》；
（二）也可以简明扼要地写成不包括索赔事由而只写文种的简单标题形式，如:《索赔函》。编号，编号是为了联系与备查用，写在右上角。一般由年号、代字、顺序号组成。受函者
二、正文
（一）写受理索赔者的全称；
（二）缘起:提出引起争议的合同及其争议的原因；
（三）索赔理由:具体指出合同项下的违约事实及根据；
（四）索赔要求和意见:根据合同及有关国家的商法、惯例，向违约方提出要求赔偿的意见或其他权利；
（五）附件：为解决争议，以有关的说明材料、证明材料、来往的函电作为附件；
（六）签署，要写明索赔者所在地和全称及致函的日期。
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